21. Juni 2019

Innere Klarheit und Struktur schaffen

Oder wie ein kleines digitales Hilfsmittel meinen Arbeitsalltag erleichtert

Die Außenwelt meines Unternehmens ist meist unsicher, unbeständig und komplex. Daher ist es für mich wichtig, Rahmenbedingungen zu schaffen, die mir zumindest innerlich einen Orientierungsrahmen bieten und eine kluge Selbststeuerung…

Text & Bild | Nadi­ne Tho­mas

Die Außen­welt mei­nes Unter­neh­mens ist meist unsi­cher, unbe­stän­dig und kom­plex. Daher ist es für mich wich­tig, Rah­men­be­din­gun­gen zu schaf­fen, die mir zumin­dest inner­lich einen Ori­en­tie­rungs­rah­men bie­ten und eine klu­ge Selbst­steue­rung ermög­li­chen – Struk­tur geben.

Eines der Werk­zeu­ge, das mir tag­täg­lich dabei hilft, inne­re Klar­heit zu geben, ist eine gute Pro­jekt­ma­nage­ment Soft­ware. Sie war zu Beginn mei­ner Grün­dung eine mei­ner wich­tigs­ten Anschaf­fun­gen. Und sie war und ist auch heu­te noch Gold wert!

Jeder neue Auf­trag wird mit der Soft­ware als Pro­jekt regis­triert und bear­bei­tet. Kon­tak­te notiert, Zustän­dig­kei­ten ver­ge­ben, Mei­len­stei­ne durch­dacht und geplant. Auf­ga­ben abge­lei­tet und ter­mi­niert, E‑Mails und Doku­men­te abge­legt und, wenn not­wen­dig, die Arbeits­zeit regis­triert und gebucht sowie das Bud­get ver­wal­tet. Und das alles inte­griert in mei­nem Kalen­der- und E‑Mail-Pro­gramm.

Pla­nung, Steue­rung, Orga­ni­sa­ti­on und Kon­trol­le mei­ner Auf­trä­ge wird mir durch mei­ne digi­ta­le Hil­fe somit extrem leicht­ge­macht. Aufgaben‑, E‑Mail‑, Doku­men­te- und Res­sour­cen­ma­nage­ment sowie die Zeit­er­fas­sung funk­tio­nie­ren damit fast wie von allei­ne. Und auch (Check-)Listen (Ich bin Fan davon!) las­sen sich erstel­len, abspei­chern und in ande­ren Pro­jek­ten für wie­der­hol­te Vor­gän­ge als Ori­en­tie­rungs­hil­fe und Vor­la­ge wie­der­ver­wen­den. Zudem kann ich alle Auf­ga­ben direkt im Kalen­der ter­mi­nie­ren. Das ist so wich­tig, damit der Laden läuft.

Ich lie­be die­ses Werk­zeug, da es mir mei­ne Arbeit unge­mein erleich­tert! Es ermög­licht mir zu jeder Zeit den Durch­blick über mei­ne Ter­mi­ne, Auf­ga­ben, Doku­men­te und Pro­jek­te. Aber auch schnell zu agie­ren und mich der Umwelt anzu­pas­sen.

Die Arbeit mit die­sem Tool schafft für mich inner­lich Sicher­heit, Klar­heit und sorgt für eine gewis­se Ver­läss­lich­keit. Ich weiß, dass jedes Pro­jekt, jeder Auf­trag, auch wenn er noch so weit in der Zukunft liegt, sei­nen Platz in mei­nem Kalen­der hat. Ich muss ihn nicht die gan­ze Zeit gedank­lich „mit­schlep­pen“, son­dern kann mich voll und ganz auf das Hier und Jetzt kon­zen­trie­ren. Und was das Orga­ni­sa­to­ri­sche angeht, weiß ich, dass ich – vor allem auch in stres­si­gen Momen­ten! – nicht noch ein­mal alles neu durch­den­ken muss, son­dern auf ein funk­tio­nie­ren­des Sys­tem zurück­grei­fen kann.

Ein Hoch auf die Ent­wick­le­rin­nen und Ent­wick­ler von guter Pro­jekt­ma­nage­ment Soft­ware!

[Mei­ne Lieb­lings-Pro­jekt­ma­nage­ment Soft­ware ist ▸ InLoox. Sicher­lich gibt es noch vie­le ande­re gute, auch kos­ten­lo­se Alter­na­ti­ven. Wich­tig war mir, dass sich die Soft­ware in Out­look inte­grie­ren lässt, leicht bedien­bar ist und all die läs­ti­gen Din­ge des Arbeits­all­tags ver­wal­tet.

Die Soft­ware habe ich selbst bezahlt und bekom­me kei­nen Cent von InLoox für die Nen­nung. Ich möch­te die Infor­ma­ti­on zur Soft­ware tei­len, da ich mehr­fach nach ihrem Namen gefragt wur­de.]